Oferty na usługę gastronomiczną – catering

Stowarzyszenie Muzeów na Wolnym Powietrzu w Polsce zaprasza do złożenia oferty na usługę gastronomiczną – catering dla uczestników konferencji muzealnej AEOM2019 w dniach 28- 30.08.2019 w Gnieźnie oraz Biskupinie.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa gastronomiczna – catering w związku z organizowaną międzynarodową konferencją muzealną w Gnieźnie oraz na Biskupinie. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania dostępny jest poniżej:

termin: 28.08.2019- GNIEZNO – Instytut Kultury Europejskiej UAM

1. liczba osób ok. 110 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy, w godz. od 9.00 do 16.00 (przerwy kawowe w godz. 10.30-11.00 oraz 15.30-16.00)

• wykonawca zobligowany jest do zapewnienia serwisu kawowego w systemie ciągłym dla uczestników konferencji

• serwis kawowy składa się z:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

– ciasto, ciastka, pieczywo cukiernicze- różne rodzaje

– przekąski

3. lunch/ obiad, w godz. 12.30-13.30

• 1 danie, np. zupa
• 2 danie, np. mięso/ ryba, dodatki skrobiowe, surówki

• woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

• dania dla dietetyków i wegetariańskie – liczba potwierdzona do 26.08.2019

termin: 29.08.2019- BISKUPIN- Muzeum Archeologiczne

1. liczba osób ok. 110 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy w godz. od 9.00 do 10:15

• wykonawca zobligowany jest do zapewnienia serwisu kawowego w systemie ciągłym dla uczestników konferencji

• serwis kawowy składa się z:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

3. lunch/ obiad, w godz. 12.00-13.00

• 1 danie, np. zupa
• 2 danie, np. mięso/ ryba, dodatki skrobiowe, surówki

• woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

• dania dla dietetyków i wegetariańskie – liczba potwierdzona do 26.08.2019

termin: 29.08.2019- GNIEZNO (Instytut Kultury Europejskiej)

1. liczba osób- ok. 110 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy w godz. od godz. 14:00 do 17.00

• serwis kawowy:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

– ciasto, ciastka, pieczywo cukiernicze- różne rodzaje

– przekąski

termin: 30.08.2019 – GNIEZNO (Hotel Ibis, Hotel Pietrak)

1. liczba osób ok. 90 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019
2. przygotowanie zestawu „wycieczkowego” (lunchbox) dla każdego uczestnika konferencji, składający się z kanapki, owoców, ciasteczka, wody mineralnej w butelce

W ramach zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:

1. zapewnienia i przygotowania stołów: obrusów, dekoracji, ekspozycji menu; posprzątania po zakończeniu poczęstunku (w uzgodnieniu z zarządzającym obiektem)
2. przygotowanie stolików koktajlowych wraz z pokrowcami dla uczestników konferencji
3. obsługi uczestników konferencji
4. zapewniania własnych naczyń
5. przygotowanie, dowóz i obsługa cateringu o ustalonej godzinie, możliwość „poślizgu” czasowego ze strony organizatorów do 30 min

Warunki techniczne i organizacyjne

1. dostęp do prądu i wody na miejscu organizacji poczęstunku

3. w ofercie należy przedstawić przykładowe menu oraz podać cenę netto i brutto w przeliczeniu na 1 osobę zamówienia:

• serwis kawowy i lunch w dniu 28.09.2019

• serwis kawowy i lunch w dniu 29.08.2019

• lunchbox w dniu 30.08.2019

Informacje dodatkowe:

1. zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejszą cenę;

2. rozliczenie nastąpi wg. liczby potwierdzonych osób do dnia 26.08.2109, zaliczka w wys. 50% od kwoty wyliczonej z oferty dla ok. 110 osób (dla dnia 28 i 29.08.2019) i ok. 90 osób (dla dnia 30.08.2019), płatna do 19.08.2019 a pozostała część po wykonaniu usługi z 14-dniowym terminem płatności

3. wynik postępowania zostanie zamieszczony na stronie internetowej: www. muzeaskansenowskie.eu; podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu

4. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy dysponują niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia

5. termin składania ofert: 08.08.2019 r. do godziny 23:59; decyduje termin wpływu oferty; oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż wskazane adresy nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.

6. sposób składania ofert: elektronicznie na adres: ewelina.weber@muzeumwsiopolskiej.pl

7. termin realizacji zamówienia: 28-30.08.2019 r.

8. osoba do kontaktów: Jarosław Gałęza, tel. 608 227 177, Ewelina Weber, tel. 692 344 016.

9. złożenie oferty będzie jednoznaczne z przyjęciem warunków zapytania ofertowego oraz przystąpieniem do podpisania umowy.

Zamówienie nie podlega przepisom Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyn.